10 reglas de administración del tiempo que te harán sentir más en control de tu día.
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Parte de ser CEO y fundador de una empresa es aprender a navegar por las diferentes tareas, personas y oportunidades que compiten constantemente por su tiempo. Esa es la naturaleza de la bestia. La disciplina reside en ser estratégico acerca de su horario para maximizar su tiempo y productividad. A continuación hay 10 estrategias que me han ayudado a ser más productivo:

1. Ponga todo (y me refiero a todo) en su calendario

Cuándo despertarse por la mañana, cuándo comer, cuando conduce en automóvil, etc. Hacer esto le ayudará a superar la falacia de la planificación, el sesgo cognitivo que nos lleva a subestimar el tiempo que llevará completar una tarea. La falacia de la planificación es el autor de la sensación de que tienes mucho por hacer y las cosas se están saliendo de control, probablemente porque no pusiste todo en tu calendario.

2. Usa tu calendario para construir buenos hábitos

La rutina lo es todo. Si quieres introducir nuevos hábitos y cambios en tu vida, el primer paso es asegurarte de que estén en tu calendario, entonces tienes una oportunidad de pelear. Por ejemplo, si tiene problemas para seguir una rutina de ejercicios, póngala en su calendario a la misma hora todos los días. Entonces trátelo como un mandato, y la acción se convertirá en hábito.

3. Reuniones de libros en incrementos que no son estándar

En lugar de programar una reunión de 1:30 a 2:00 PM, la programaré de 1:30 a 1:50. Esto me da 10 minutos para prepararme y cambiar mentalmente al siguiente tema, o simplemente caminar por el pasillo hacia la reunión o marcar la próxima llamada. En un estudio sobre “costos de cambio”, los investigadores encontraron que el costo de cambiar repentinamente de una actividad a otra, sin darle tiempo al cerebro para la transición, puede costar hasta un 40% del tiempo productivo de una persona.

4. Reunir reuniones similares

Otra forma de reducir los “costos de cambio” es juntar reuniones similares. Por ejemplo, trate de no programar una reunión sobre planificación financiera antes de hacer una entrevista con la prensa sobre innovación o algún otro tema divergente. Si sabe que está haciendo una reunión de previsión financiera, cambie su persona a persona con su CFO aproximadamente al mismo tiempo. No fuerce a su cerebro a saltar a través de aros de hula que no es necesario.

5. Estar a tiempo y terminar a tiempo

Reservar reuniones en incrementos que no son no estándar me da un tiempo de búfer para que pueda lograr otro objetivo importante con mi agenda: la puntualidad. Cuando llega tarde, no es solo una interrupción del tiempo de otras personas, también es una interrupción de su propio tiempo, procesos de pensamiento y productividad general. Y recuerde, si no termina a tiempo, es probable que no llegue a tiempo para la próxima reunión.

6. Camina y habla

Me gusta tomar reuniones a pie por algunas razones. Primero, la gente no confía en sus muletas típicas, y obliga a mi equipo a plantear lo que es más importante e importante. En segundo lugar, cambiar el entorno trae nuevas ideas e inspira un pensamiento innovador. Por último, las reuniones de caminata regulares pueden extender su vida útil; ¿Realmente necesitas una mejor razón que esa?

7. Programe sus tareas más importantes y desafiantes en la mañana

Recientemente, mi equipo leyó el libro Willpower: Rediscovering the Greatest Strength por Roy Baumeister y John Tierney, que analiza cómo se entiende mejor la fuerza de voluntad como un músculo. A lo largo del día, a medida que toma decisiones, hace cola, combate el tráfico, se desgasta. Debido a que la fuerza de voluntad está en su nivel más alto en la mañana, es importante diseñar su agenda para que pueda abordar las tareas más importantes al comienzo de su día.

8. Establecer objetivos de reunión claros

Antes de aceptar una solicitud de reunión, le pido a mi equipo que tenga el propósito y los objetivos que se han trazado y distribuido a los participantes. Esto ayuda a evitar algo que todos tememos: la reunión inútil. También solicito que los materiales para la reunión se envíen con al menos 24 horas de anticipación, para que la reunión se centre en cumplir el objetivo, no en revisar los materiales.

9. Colorea los elementos del código en tu calendario de acuerdo con la urgencia

Todo en mi calendario está codificado por colores. La naranja es urgente, lo que significa que no la muevo. Azul significa importante, pero si lo presionamos un día, el mundo no llegará a su fin. Gris significa que hay que hacerlo, pero no es sensible al tiempo. Este método realmente funciona porque, cuando veo mi calendario, puedo ver y seguir mis prioridades.

10. Hacer tiempo para “espacios en blanco”

Tomarse el tiempo para estar solo y por lo que llamo “espacio en blanco” es el alma del innovador. También es vital para cualquier líder, porque le permite estar más enfocado y claro acerca de sus objetivos, y lo que específicamente lo acerca a ellos. Solo el tiempo aumenta lo que los científicos llaman tu “metacognición”, una de las habilidades más poderosas que tiene el cerebro humano. Los genios y los visionarios tienen una fuerte meta-cognición.

Espero que estas simples reglas para la administración del tiempo te ayuden tanto como a mí. La clave para llevar es: haga de su agenda un reflejo de sus objetivos principales. Luego, minuto a minuto, hora por hora, reunión por reunión, gradualmente logrará sus mejores metas y sueños.

Funete: FastCompany

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