Para tener una reunión productiva, necesita identificar en primer lugar lo que podría estar haciendo mal.

POR ALYSE KALISH: LA MUSA 9 MINUTOS LEER

Aquí hay una triste realidad: los gerentes gastan entre el 35% y el 50% de su tiempo en reuniones , y sin embargo, los ejecutivos consideran que más de la mitad de esas reuniones son fracasos.

Esto no es tan impactante. Con demasiada frecuencia nos encontramos en una sesión de lluvia de ideas que es demasiado larga, o no lo suficiente, o confusa o frustrante o totalmente improductiva.

Hay varias soluciones, por supuesto. Podríamos cancelar. Podríamos reprogramar . Podríamos convertir la reunión en una cadena de correo electrónico o una discusión de Slack.

Esos son todos los pasos apropiados en ciertos casos. Pero a veces necesitamos hacer un esfuerzo para comprender dónde se quedan cortas nuestras reuniones y trabajar activamente para solucionarlos. Porque después de todo, no podemos simplemente negarnos a reunirnos con personas, nada se haría.

Si está buscando al culpable, intente hacerse estas preguntas y aplique estos consejos para organizar reuniones más efectivas en el trabajo:

ANTES DE LA REUNIÓN

Sí, su reunión puede fallar incluso antes de que comience. Esto es en lo que debería pensar tan pronto como envíe esa invitación.

1. ¿TE SIENTES PREPARADO?

¿Están todos tus materiales establecidos? ¿Hay algún plan en marcha para la reunión? ¿Hay una sala de conferencias disponible y reservada?

Tu mayor amigo será una agenda , no puedes tener una gran reunión sin una.

La otra cosa importante que debe preparar con anticipación es su meta para la reunión. Pregúntese (y tal vez escriba): “¿Qué es una cosa que quiero lograr?” Podría ser algo pequeño, como actualizar a su equipo, o grande, como idear una estrategia para aumentar la participación del usuario. Asegúrese de que todos estén alineados con este objetivo para que no intente cubrir ideas conflictivas en una sesión corta.

“Debe tener una sección sobre el resultado deseado, que es diferente de la agenda”, dice Devanté Lewis-Jackson, gerente de ventas del mercado medio en The Muse. “Una agenda discute lo que ocurrirá durante la reunión, pero el resultado deseado genera consenso sobre lo que debe hacerse antes de que finalice la reunión. Esto ayuda especialmente cuando la conversación se descarrila en torno a los temas de la agenda “.

2. ¿OTRAS PERSONAS SE SIENTEN PREPARADAS?

No todas las reuniones a las que se dirige o asiste requerirán que las personas revisen, completen u obtengan materiales de antemano. Sin embargo, si lo hacen, recomiendo encarecidamente asegurarse de que todos tengan el tiempo y los recursos adecuados para hacerlo (nuevamente, ¡utilicen esa agenda!).

Pero a menudo creamos reuniones antes de considerar contexto y transparencia. Como resultado, las personas entran en la conversación en el espacio de cabeza equivocado. Tomemos, por ejemplo, a alguien que es nuevo y no tiene antecedentes en la historia de su empresa. O alguien que asiste a una reunión de sprint y nunca ha trabajado con un equipo de ingeniería. Es probable que no obtengan mucho de la reunión o contribuyan con información valiosa, o pueden desviar la discusión con sus interjecciones.

Entonces, antes de entrar, pregúntate lo siguiente:

¿Todos saben por qué estamos teniendo esta reunión?

¿Todos saben por qué fueron invitados específicamente a esta reunión?

¿Están todos informados sobre lo que discutiremos en esta reunión?

¿Todos conocen a todos los demás en esta reunión? Si no, ¿qué necesitan saber?

¿Hay alguna tensión entre las personas que pueda obstaculizar el progreso en esta reunión?

Si la respuesta es no, puede apartar a la persona (o personas) a un lado o enviarles un correo electrónico rápido para darles algunos antecedentes.

3. ¿LA GENTE ESTÁ EMOCIONADA?

Obviamente, nadie pensará en su reunión, a menos que tenga uno para acariciar cachorros (en cuyo caso tengo que preguntar dónde se perdió mi invitación).

Pero su equipo debería sentirse de alguna manera al respecto y, con suerte, más hacia el final positivo de las emociones. Es posible que no estén entusiasmados por conversar sobre las ganancias trimestrales, pero pueden sentirse aliviados de finalmente obtener cierta exposición a información importante, o tener un espacio para hacer sus preguntas más importantes.

Si están gimiendo, y sus gemidos no tienen nada que ver con odiar las reuniones y todo lo que tenga que ver con este tipo de reunión específica, profundiza un poco más. Es posible que esto sea una repetición de una conversación anterior y, por lo tanto, una pérdida de tiempo, o que algunos miembros se sientan desprevenidos, o que alguien sea excluido y todos estén molestos por ello. Incluso es posible que su equipo esté inundado y no tenga el ancho de banda y la energía para sentarse en una presentación de una hora. Sin importar de dónde venga la energía negativa, debes enfrentarla antes de entrar a la habitación.

DURANTE LA REUNIÓN

Solo porque te preparaste adecuadamente no significa que estés a salvo. Hay varias cosas que debe tener en cuenta en el momento para garantizar que todo salga bien.

4. ¿ESTÁS GOLPEANDO TODOS LOS PUNTOS MÁS IMPORTANTES?

Entraste con un trabajo que hacer: responder una pregunta, hacer una lluvia de ideas, delinear un nuevo proceso, lo que sea. El signo de una buena reunión es uno que logra esto en los límites de su límite de tiempo.

Hacer esto es bastante sencillo. Siga su agenda a una T (o al menos lo más cerca posible). Cada 10-15 minutos, verifique si todavía está en el tema. Si no, guíe la conversación hacia atrás y acepte poner un alfiler en la tangente en la que se encontraba para más adelante. Acepte volver a visitar todo lo que se haya perdido fuera de línea o en otra reunión (y asigne esa tarea a alguien en la sala). No los atropelle a menos que todos los demás puedan acordar reunirse por más tiempo. Al dedicarle más tiempo a las personas, les dificulta cumplir con otros plazos importantes que puede haber establecido para ellos.

“El objetivo de una reunión es tomar una decisión sobre algo, y qué / quién / cómo se ejecuta la acción”, dice Heatherlyn Nelson, gerente de operaciones de la oficina en The Muse. “En pocas palabras, si no puede presentar elementos procesables o decisiones que tomar, no celebre una reunión”.

5. ¿TODOS (O AL MENOS LA MAYORÍA) ESTÁN PRESTANDO ATENCIÓN?

Lograr que el 100% de la audiencia tenga todos los ojos puestos en ti, los teléfonos bajados, en el borde de sus asientos es probablemente un tramo (después de todo, somos seres humanos que nos distraen fácilmente), pero casi todos deberían escucharte casi todo el hora.

Hacer que la gente escuche requiere un poco de esfuerzo por tu parte. Mantenga las cosas cortas y dulces. Esquema claro de los siguientes pasos. Use imágenes fáciles de leer y entender. Ban portátiles (si puedes).

Esta es una excelente lectura de por qué nadie escucha en sus reuniones y cómo solucionarlo.

6. ¿ESTÁN LAS PERSONAS HACIENDO PREGUNTAS, Y ESTÁN RECIBIENDO RESPUESTA?

Yo diría que es raro tener una reunión donde nadie haga una sola pregunta. Si ese es el caso, es probable que las personas no estén prestando atención y que le hagan un montón de preguntas después de que termine la reunión (y tendrá que leer el número 5).

Pero por más importante que sea tener una audiencia comprometida, también es importante abordar sus inquietudes. Con demasiada frecuencia, decimos: “Llegaré a ese punto más adelante” o “Prometo que responderé eso al final” y nunca volveré a hacerlo. Así que asegúrese de cubrir todas sus bases, incluso si eso significa escribir su pregunta o pedirles que la repitan al final de la presentación.

Tenga en cuenta que podría haber otras razones por las cuales las personas no hacen preguntas. Tal vez haya creado un entorno, tal vez involuntariamente, donde no se sientan cómodos al hacerlo. O tal vez la gente se sienta tan desconcertada por la discusión que ni siquiera están seguros de por dónde empezar a hacer preguntas, en cuyo caso es probable que haya perdido la oportunidad de darles un contexto (consulte el número 2 para obtener consejos al respecto).

7. ¿HAY UN PATRÓN SIGNIFICATIVO DE CIERTAS PERSONAS QUE HABLAN (O NO HABLAN)?

Lo más probable es que haya invitado a todos a la sala porque deseaba su opinión o aportación sobre un proyecto, y en última instancia, las ideas y acciones que surgirán de su reunión serán más sólidas y más alineadas si todos colaboran. Así que asegúrese de que todos contribuyan. al menos una vez en el transcurso de su tiempo juntos.

Esto suena genial en teoría, pero no siempre es la realidad. Algunas personas son más fuertes y más seguras que otras, otras están en posiciones de poder más altas que otras, y algunas personas no se sienten tan incluidas o respetadas como otras en la sala. Un ejemplo: la investigación muestra que las mujeres tienen más probabilidades de ser interrumpidas en las conversaciones que los hombres.

Trate de ser el líder correcto de la discusión. Apaga a los compañeros de trabajo que caminan . No interrumpir . Defiende a las personas que son interrumpidas . Llama a las personas que no han dicho mucho o que pueden ser tímidas. Esto va especialmente para personas remotas que no están físicamente en la habitación.

Además, recuerde que también cae en esta categoría , incluso como organizador de la reunión. En algunos casos, tiene sentido ser la persona que más habla, pero aun así debe asegurarse de que todas las voces en la sala se escuchen y amplifiquen. (Aquí hay algunos consejos para evitar divagar y reconocer cuando se habla demasiado ).

DESPUÉS DE LA REUNIÓN

Casi estámos allí. Si desea que sus reuniones sean un jonrón cada vez, considere lo siguiente.

8. ¿TODOS ESTÁN TOMANDO LOS SIGUIENTES PASOS CORRECTOS?

Puede darse cuenta de cuándo una reunión fue mala cuando todos abandonaron la sala y se fueron a hacer las cosas exactamente como usted no quería que lo hicieran.

Evita esto siendo directo y claro sobre los próximos pasos. Antes de romper, diríjase a lo siguiente:

  • ¿Qué hay que hacer?
  • ¿Cómo se necesita hacer?
  • ¿Cuándo tiene que hacerse?
  • ¿Quién va a ser responsable de hacerlo?
  • ¿Quién va a supervisar / rastrear el éxito de la misma?

9. ¿SE LOGRÓ EL PROPÓSITO MÁS AMPLIO DE LA REUNIÓN?

¿La gente parece más motivada para hacer cosas después? ¿Parecen estar funcionando más efectivamente? ¿Hay menos confusión o menos preguntas? ¿Lograste tu meta original? Lo más probable es que si la respuesta es sí, lo hizo bien (y si la respuesta es negativa, lea las secciones anteriores para averiguar dónde se equivocó).

10. ¿OTRAS PERSONAS TAMBIÉN SINTIERON QUE LA REUNIÓN FUE PRODUCTIVA?

Separé esta pregunta de la anterior porque requiere que usted realmente pregunte a las personas cómo se sienten con respecto a la reunión, en lugar de hacer suposiciones.

Obtener retroalimentación directa (especialmente como gerente) es importante. Es posible que sintiera que la reunión se llevó a cabo sin problemas, pero todos los demás no están de acuerdo: una audiencia que lo ayudará a comprender por qué no tuvo éxito y cómo puede mejorar la próxima vez. Claro, no puedes preguntar a todos cada vez que te encuentres cómo fue, pero hacerlo de vez en cuando te asegurará que estás en el camino correcto.

A nadie le encantan las reuniones, ¿por qué apestarlas? Responda estas preguntas de manera directa y es mucho menos probable que fracasen las reuniones.

Fuente: FastCompany

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