Por Stephanie Vozza

¿Sientes que tu bandeja de entrada está siempre llena? No estás solo; El 70% de las personas tiene más de 1,000 correos electrónicos en su bandeja de entrada, y el 76% de las personas nunca vacían su bandeja de entrada, según una investigación realizada por los consultores de productividad corporativa Double Gemini .

El correo electrónico puede sentirse como un mal necesario, pero no tiene que consumir tanto tiempo. Sus hábitos de correo electrónico y la falta de un buen sistema podrían ralentizarlo considerablemente, dice Prasanth Nair, CEO de Double Gemini.

Nair solía tener problemas con el correo electrónico y probó varios sistemas para simplificar el proceso, incluyendo Getting Things Done (GTD) de David Allen . Nada ayudó.

“La regla de dos minutos de [GTD] fragmentó mi tiempo y algunas carpetas se sobrecargaron con correos electrónicos”, recuerda. “Exigió demasiado esfuerzo y me dio ansiedad”.

Mientras procesaba correos electrónicos un día, Nair tuvo un momento de bombilla: los correos electrónicos no son mensajes, son acciones. Y una bandeja de entrada no es buena para clasificarlos y priorizarlos.

De forma predeterminada, las bandejas de entrada dan prioridad a los correos electrónicos por fecha. Incluso si marca los mensajes que considera importantes, llevándolos a la parte superior de su bandeja de entrada, los nuevos mensajes se enumerarán a continuación, algunos de los cuales también podrían ser importantes. Es difícil saber rápidamente y manejar lo que es más urgente e importante.

Con la idea de que los mensajes son acciones, Nair configuró las carpetas para organizarlos según el tipo de acción, un proceso que más tarde denominó Método de pila .

¿CÓMO FUNCIONA?

El Método de pila no requiere ningún software especial y funcionará con su proveedor de correo electrónico. Comience por crear de tres a seis carpetas con el nombre de las distintas acciones que realiza todos los días. Nair sugiere usar estas cinco carpetas:

  1. Respuesta: Correos electrónicos que necesitan una respuesta directa.
  2. Adelante: acciones que deben delegarse o descargarse a otros sistemas
  3. Reunirse: cualquier evento o reunión que deba programarse en su calendario
  4. Revisión: boletines o correos electrónicos en los que estás CC
  5. Hacer: tareas que deben realizarse (Nair a veces envía un correo electrónico a sí mismo como un recordatorio de algo que necesita hacer).

Si alguna de estas carpetas no funciona para usted, Nair sugiere eliminarla. O si tiene otro tipo de acción que hace, agregue una carpeta basada en esa necesidad.

Nair comienza su día abriendo su bandeja de entrada y enviando correos electrónicos a las carpetas correctas usando atajos de teclado. Si tiene 100 correos electrónicos, Nair dice que demora unos cinco minutos moverlos. Luego trabaja a través de sus carpetas de acción, que se apilan en orden de importancia. Primero maneja los correos electrónicos en la carpeta de respuesta, luego Do, Meet, Forward y Review.

El procesamiento por lotes de un conjunto de acciones similares ahorra tiempo porque permanece en el mismo modo. Es más rápido atenerse a las respuestas y manejarlas a la vez, porque está en modo de respuesta, dice Nair, y cuando está en modo de reunión, puede mantener su calendario abierto y completar toda su programación. La persona promedio pasa un minuto y medio en cada correo electrónico, y el apilamiento puede reducir ese tiempo a la mitad, dice Nair.

Durante el día, Nair trabaja desde su bandeja de entrada. Si sabe que no completará la acción ese día, la mueve a su carpeta de acciones para que la maneje durante su próxima sesión de apilamiento.

El Método de pila también incluye reglas para marcar, archivar y administrar las acciones, y Nair creó una serie de videos gratuitos que lo guían. También dirige talleres corporativos para ayudar a los empleados de varias compañías a reducir la cantidad de tiempo que pasan en el correo electrónico.

“La persona promedio que domina nuestra técnica recibe más de 250 horas por año”, dice Nair.

HORARIO DE PROGRAMACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO

Verifique el correo electrónico un número determinado de veces por día y reserve tiempo en su calendario para procesar los mensajes en cada carpeta. Si no lo hace, corre el riesgo de fragmentar su pensamiento, dice Nair.

“[El experto en gestión de proyectos] Tom DeMarco nos enseñó que se necesitan 15 minutos para calentar en la tarea y 10 minutos para progresar”, dice. “Si no trabajas por 25 minutos seguidos, no estás entrando en un trabajo profundo. Si estás revisando el correo electrónico constantemente, una tarea de una hora que requiere atención te llevará dos horas para completarla “.

El procesamiento más rápido del correo electrónico es un gran beneficio, pero la recompensa final es llegar a la bandeja de  entrada cero , dice Nair. “Le digo a la gente que preste atención a ese momento en el tiempo, ese momento de claridad”, dice. “Todos ustedes están atrapados con su viejo correo electrónico. Todo lo que está en el pasado está cubierto, y puede estar 100% seguro de que no se ha perdido nada. Esto crea tanto alivio mental y prácticamente elimina cualquier estrés que tenga sobre el correo electrónico. Presta atención a cómo te sientes en este momento; Es una de las recompensas clave para apilar “.

Fuente: FastCompany

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